Смета затрат или как впустую не разбазарить бюджет для выставки
Имеется немного ошибок, но допустив которые, вы просто потратите ваш бюджет просто так. Но если предусмотреть все этапы подготовки, то вы получите такую выставку, как желаете, и за те деньги, которые вы запланировали.
Любой, кто строил или ремонтировал когда-нибудь, знает, что всего пара ошибок, и для бюджета сработает принцип домино: одни безрассудные затраты потянут за собой другие. В формировании планов для участия в экспозиции взаимосвязанности совершенно такие же. Когда дело доходит до покупки выставочного стенда, которые были очарованы богатством выбора руководители и начальство компаний-экспонентов склонны принимать дорогостоящие решения. Стремясь к лоску, высоким технологиям, они не учитывают, как каждый из пунктов сметы повлияет на дальнейшие затраты по перевозке, монтажу и хранению выставочного стенда. Подняв себе дизайнерскую планку высоко, экспоненты совсем забывают определить нижний порог цене.
Запускайте дизайнерские работы после окончания маркетингового прогнозирования. Пока под подробно проработанным, расписанным до очень мелких деталей, включающем каждый шаг и растраченную копейку маркетинговым планом для выставки не стоят все подписи и печати, даже не за горами не подходите к дверям в кабинет дизайнеров. Туда вы направитесь лишь с четким и ясным списком целей, задач и ожиданий от экспозиции.
Предоставили неполные, несерьезные вводные данные дизайнерской команде — получили множество переделок в ходе работ над выставочным стендом. А ведь время дизайнеров не бесплатно. Не стоит тратить и то, и другое, если вы не способны донести весь спектр собственных желаний до проектной группы. Конечно, вы можете вносить изменения и по ходу изготовления стенда. Но, меньше правок в чертежах проектов, тем больше финансов остается на материалы и конструкции.
Прежде чем озадачивать команду дизайнеров, убедитесь, что все руководители, которые задействованы в подготовке выставки, высказали свое суждение и пришли к согласию. Пожелания всевозможных заинтересованных сторон нужно зафиксировать на бумаге: любые изменения, стилистические и цветовые интересы, функциональные требования, техническое оснащение стенда. На данном их прямое участие во внесении правок в дизайнерский проект завершается. Отныне они высказывают свои пожелания лишь одному уполномоченному лицу, ответственному за производство выставочного стенда.
Дабы отрезвить особо активных и креативных, внесите в смету изготовления выставочного стенда отдельный пункт, где неисполнение сроков, внесение изменений стоит столько-то за один час. Это защитит бюджет, отведенный на экспозицию. Когда промежуточные поправки требуют дополнительного, альтернативного финансирования подготовки к выставке, команда руководителей и начальство организации становятся более дисциплинированными.
Создайте совместную концепцию выставочного стенда, а не список элементов. Частая картина, когда дизайнерская группа получает техническое задание на производство стенда, в котором прописана пара поверхностных и туманных маркетинговых целей, зато приложен длинный перечень «необходимых» элементов. Такие брифы напоминают список приобретений для мебельного магазина, кроме того покупатель представления не имеет, каким станет его предстоящий стенд.
С таким подходом, зацикленностью на элементах, а не на совокупной картине, эффективность участия в выставке гарантированно пострадает. Бюджет будет раздут, так как в итоге вы купите больше «деталей» чем нужно, дабы удовлетворить ваши ожидания от стенда. Более целесообразный план поступков — после оценки маркетинговых целей пропустить весь список элементов через своеобразное сито по набору полезных качеств:
Помогает ли текущий элемент в достижении целей на выставке? представляет собой ли он самым экономически результативным из всевозможных которые имеются и которые предназначены для осуществления ваших задач на выставке? Основное, дабы каждый элемент экспозиции выполнял определенную значимую задачу и был выбран осмысленно и целенаправленно. И если тестируемый элемент не удовлетворяет данным двум требованиям, потратьте ваши денежные средства на что-то другое, нужное для выставки — рекламную кампанию, обучение работников, презентации и прочее.