Аренда стендов на выставку — плюсы и минусы
Взять в аренду или купить? В аренде стенда на выставку есть собственные достоинства и минусы. И о них лучше знать заблаговременно, дабы вписать любые сценарии формирования событий в свой бюджет.
Купить или взять в аренду выставочный стенд? Какой вариант наиболее приближен и к вашему бюджету и планам? Практический метод подсчета показывает, что аренда (за минусом издержек на производство, дизайн и изготовление личной графики) составляет ⅓ — 1/2 от стоимости на покупку выставочного стенда аналогичной конфигурации. Если в ваших планах прописано более трех участий в экспозициях в течение даже года, разумней стать полноправным собственником стенда.
Если вы планируете участвовать в выставке по минимуму, аренда стенда будет более оптимальна. Но имеется масса прочих параметров и причин, которые влияют на выбор в пользу (или напротив) аренды выставочного стенда.
Преимущества аренды стендов
Если площадь и формы вашей экспозиции изменяются от раза к разу, трудно иметь дело с четкими параметрами\масштабами личного выставочного стенда. В данном случае вариации аренды помогут вам обойти схожие сложности.
Проще взять в аренду больший или меньший выставочный стенд, который отвечает вашим потребностям. Когда разговор идет о прокате оборудования для экспозиции, лишь немногие участники выставок полагают финансово выигрышными стандартные стенды, которые расположены вдоль стены (минимальный размер, очень простые конфигурации, номинальное присутствие мебели).
Но когда компания представляет собственные достижения на больших линейных площадях, с точки зрения практичности и выгоды вариант аренды стенда просто взлетает. Ведь в случае с облегченной задней стенкой, фоновым банером дело не обойдется. Потребуется непрерывная жесткая конструкция, которую придется снабдить графическими элементами, визуальными эффектами, рекламными сообщениями и так далее.
Испытательный заезд
Аренда также предоставляет участникам выставки вероятность опробовать разные вариации стендов, способов представлять свою продукцию, дизайнерских решений, которые лучше всего подходят целям предприятия. Такие репетиции помогут экспоненту в будущем осуществить оптимальный выбор неизменного стенда, который он приобретет в собственность. «Генеральные прогоны» выступления на выставке полезны и тем, кто участвует не лишь в отраслевых, но и в экспозициях смежной тематики, где требуются другие приемы представления продукции.
Стенды в аренду помогают и тем компаниям, которые имеют плотный график участия в выставках, но при данном не обладают достаточным количеством декораций, дабы перекрыть нужды всевозможных экспозиций. Когда меры идут одно за прочим, практически не оставляя временного буфера, можно разбазарить весь бюджет лишь на экстренную транспортировку элементов стенда с одной экспозиции на другую.
Эффективность издержек
Организации, которые лишь выходят на рыночный механизм, запускают новый бренд или товар, как правило, желают изложить на выставке грандиозный, который впечатляет стенд. Но, часто, такие дебютанты не имеют вполне экономических ресурсов для крупных приобретений. Для них самый целесообразный вариант — взять в аренду нечто головокружительное, а не приобретать в собственность скромные компромиссные версии выставочного стенда.
Кроме того, аренда выставочного стенда и оборудования означает, что операционные затраты на техническое обслуживание и ремонт, оплату складских услуг, страховых взносов исключены. Тратиться на исправление повреждений стенда после экспозиции также не придется. А это существенная статья затрат. По статистике ремонт после любой выставки может составить 3-5 % от вложений.
Для различных экономических схем
Когда у экспонента отсутствуют финансовые затруднения на покупку стенда в собственность, в игру финансовая политика организации, которая и оказывает влияние на решение вопроса: что выгодней — аренда или покупка. Как правило, стенды за найм оплачиваются по единовременному счету: рассчитался — попользовался. Если компания понимает, что определённые элементы стенда подходят им безупречно и будут необходимы в будущем, их можно купить.
Простота в заимствовании
Организации, которым нужно переложить на кого-либо основную часть нагрузки в организации участия в выставке(к примеру, заказ транспортных, погрузочно-разгрузочных, коммунальных и тому похожих услуг), станут только рады получить удобный и экономически рациональный всесторонний пакет услуг, прилагаемый к аренде стенда. Особо актуально это для организационной команды экспонента, чей график мероприятий очень плотный. Кроме того, процедура проката значит, что не надо заботиться о дальнейшей судьбе отработавшего свою программу стенда. После выставки он удачно отправляется на склад экспоцентра.
Для экспонентов, только периодически которые участвуют в заграничных и иногородних шоу, нет смысла тратиться на транспортировку, растаможивание и прочие трудности. Самый целесообразный вариант для них — взять в аренду выставочный стенд в непосредственной близости от места осуществления меры, а лучше у самого экспоцентра или организатора.
МИНУСЫ аренды
Готовьтесь идти на компромисс
В случае с арендой всегда огромны шансы, что не получится выявить экспоцентр или подрядчика, на складе которого окажется стенд и оборудование, точно которые подходят под ваши стратегические планы, конструкторские требования и дизайнерские вкусы. Не все выставочные организации держат на складе всесторонний совокупность прокатного оборудования, а существующие модули и организации могут очутиться неподходящими для имиджа вашей организации. Даже если вы найдете стенд, определённый вашим потребностям, никто не гарантирует его наличие.
Другие экспоненты, которые затеяли аренду, станут претендовать на те же составные части стендов, что и вы. Потому нарисовать себе образ стенда, найти его на складах, заказать необходимо задолго до начала выставки. Насколько? От 3 месяцев до полугода.
Поставщик может запросто наложить ряд ограничений на доработку, приспособление арендуемого стенда под ваши нужды. Потому, если вы берете в прокат нечто характерное, будьте полны решимости идти на компромисс в урон вашим конструкторским и дизайнерским идеям. И, скорей всего, арендуемый вами стенд, в данном случае, останется в первозданном виде, только с тенью субъективности вашей организации.
Платежи по всем статьям
Предложения по прокату стендов не нормированы. Стоимость проката, в зависимости от поставщика, может включать или не включать в себя тестовый монтаж и просмотр, доставку, снабжение нужной документацией, надзор на месте установки и демонтажа. Поэтому не стоит сходу впечатляться приемлемым ценником, который на самом деле может быть сформирован без учета всевозможных добавочных услуг. При составлении и подписании контракта на аренду просите детальный постатейный список того, что включено\не включено в пакет коммерческого предложения.
Если вы арендуете стенд у генерального подрядчика выставки, такое предложение, как правило, включает в стоимость и фиксированную оплату работ по монтажу\демонтажу, доставке конструкций к месту установки\на склад. Эти моменты обсуждают в ходе переговоров с подрядчиком, рядом «выбивая» для себя одни экономические преимущества.
Запредельные цифры
Без предварительных стратегических подсчетов может случиться так, что аренда выставочного стенда в долгосрочной перспективе обойдется вам дороже, чем его приобретение. Потому сверяйтесь с вашими графиками мероприятий, их плотностью в течение года. Если выставка для вашей организации — событие единоразовое за все 365 дней, в это время можно включить в операционные затраты разумную сумму на прокат стенда, которая «отобьется» в долгосрочной перспективе.
Другой пример. Вы купили выставочный стенд, применили его три раза в течение года. Но вы станете использовать еще спустя четыре года, пока не поменяются ваши маркетинговые приоритеты. Но если вы взяли в аренду данный стенд, вы потратите в итоге выше, чем за те же три выставки в течение года. Но не будете иметь ничего личного для использования в будущем.
Также имеется риск, что возрастут затраты на установку/демонтаж арендуемых выставочных стендов, которые не станут подходить под ваши требования. Вы будете платить за дизайн, производство добавочных элементов, графики и хранение всего такого добра каждый раз, когда станете использовать прокатный стенд.
Как видите, у вашей команды для участия в выставке имеется почва для раздумья над вопросом «взять в аренду или не арендовать стенд?». Но решение найдется быстрее, когда известно, где в данной головоломке преимущества и минусы.